Kleine Helfer auf dem Weg zur Digitalisierung

Kleine Helfer auf dem Weg zur Digitalisierung

Digitalisierung fängt im Kleinen an - zum Beispiel bei den Werkzeugen. Dass diese nicht teuer sein müssen, zeigt sich an zahlreichen Open Source Projekten, die ihren kommerziellen "Geschwistern" in nichts nachstehen müssen. Ich zeige Euch heute meine Favoriten.

Lange war es hier still, auch weil die Resonanz auf die eher politischen Themen verhalten war. Daher gibt es heute eine geballte Ladung Praxis - ich stelle Euch meine Top 5 Tools aus dem Open Source Bereich vor: Wekan, Bookstack, Nextcloud, LibreOffice Online und DocFetcher.

Wekan - Kanban im Büro

Meine erste Begegnung mit Kanban-Boards war eher zufällig: Beim Stöbern im Internet bin ich über Trello gestolpert, eine virtuelle Pinnwand, mit der man seine Aufgaben verwalten kann. Die Idee hat mich schnell fasziniert, doch wollte ich damals meine Daten keiner Cloud anvertrauen - manchmal bin ich eben doch ein Kind der "alten Welt" und von Natur aus ein wenig mißtrauisch.

Auf der Suche nach einer selbst gehosteten Alternative bin ich auf Wekan (damals noch Libreboard) gestoßen. Kurz darauf war es dann auch schon installiert. Und ich begeistert! Mit wenigen Klicks hat man ein Board mit unterschiedlichen Kategorien angelegt, Benutzer zum Board hinzugefügt und kann auf simpelste Art und Weise seine Aufgaben verwalten.

Wekan

Inzwischen nutzen wir Wekan schon seit mehreren Jahren: Angefangen haben wir mit der Erfassung der Anwendungsfälle für die Einführung unseres neuen ERP-Systems (Oxaion). Auf dem Testsystem durchgespielt, wurde alles zur Rücksprache mit dem Hersteller markiert, was nicht auf Anhieb klappen wollte. Meistens konnte der Lösungsweg schnell geklärt und in der Karte dokumentiert werden. So wussten wir beim nächsten mal, wie es geht und mussten nicht wieder von vorne anfangen.

Und musste das System doch einmal angepasst werden, kam eine Karte auf unser Entwicklungsboard. Hier sammeln wir alle Aufgaben und Fehler und sehen auf einen Blick, was in Bearbeitung ist, wer sich darum kümmert und welche Fortschritte gemacht werden.

Als nächstes wollen wir Wekan auch in der Geschäftsleitung zur gemeinsamen Aufgabenverwaltung einzusetzen. Projektfortschritte sollen dadurch dokumentiert sowie Entscheidungsprozesse vereinfacht und nachvollziehbar gemacht machen.

Übrigens: Kanban-Boards erfreuen sind in der Software-Entwicklung zunehmender Beliebtheit und ersetzen oder ergänzen hier komplexe Issue-Tracker. Der Grund? Die immer weiter verbreiteten agilen Vorgehensmodelle. Warum sollten wir nicht auch unsere Unternehmen agiler machen?!

Die wichtigsten Funktionen von Wekan im Überblick:

  • Karten, Listen (Spalten) und Swimlanes (Reihen)
  • Kategorien, Mitglieder, Start-, Ende- und Fälligkeitsdatum
  • Individuelle Felder
  • Kommentare
  • Anhänge: Screenshots, Bilder oder sonstige Dateien
  • Checklisten

Bookstack - Wie Wiki. Nur besser.

Das zweite Tool, das ich Euch vorstelle, ist Bookstack. Auf der Suche nach einer Lösung zur zentralen Dokumentation sowohl unseres neuen ERP-Systems als auch wichtiger interner Prozesse, bin ich auf dieses kleine Wiki gestoßen.

Was mir daran besonders gut gefällt? Die größte Stärke von Wikis ist, dass sie chaotisch strukturiert sind. Ihre größte Schwäche ist es, dass sie chaotisch strukturiert sind. Denn mit Chaos muss man umzugehen wissen. Bookstack hilft einem hier.

Es unterstützt einen indem es eine grobe Struktur vorgibt: Entsprechend der analogen Vorlage einer Enzyklopedie, werden größere Themen in einzelnen Büchern zusammengefasst. Diese sind wiederum in Kapitel und Seiten unterteilt. Man könnte also meinen, dass man nichts anderes bekommt als ein im Browser verwaltetes Word-Dokument. Doch weit gefehlt: Bookstack arbeitet gleichzeitig wie ein normales Wiki. Das heißt, im Text kann auf einfache Art und Weise auf beliebige andere Seiten verlinkt werden. Das Chaos ist also ebenfalls da. Nur eben mit Struktur.

Bookstack

Da Bookstack mit einem sogenannten WYSIWYG-Editor daher kommt, fällt es auch Einsteigern verhältnismäßig leicht, eine Dokumentation zu schreiben. Über den Browser ist es zudem von überall erreichbar. Und: Es lassen sich vernünftige Berechtigungsstrukturen erstellen. So kann beispielweise ein Buch vom Zugriff so eingeschränkt werden, dass nur die Geschäftsleitung darauf Zugriff hat. Was will man mehr?

Tipp: Kapitel mit "Was ist zu tun, wenn..." können im Alltag schnelle Hilfe leisten. Gerade, wenn ein Ansprechpartner mal nicht greifbar ist.

Die wichtigsten Funktionen von Bookstack im Überblick:

  • Kann alles, was ein "normales" Wiki kann (Verlinkung, Suche, etc.)
  • Vorgegebene Struktur (Bücher, Kapitel und Seiten) hilft bei der Erstellung und Verwaltung der Inhalte und gibt Orientierung
  • WYSIWYG-Editor ("schreiben und formatieren wie in Word")
  • Export-Möglichkeit für Seiten, Kapitel oder auch ganze Bücher (als PDF, HTML oder Text)
  • Ausgereiftes Berechtigungssystem (bspw. Zugriff auf ein Buch, ein Kapitel oder eine Seite einschränken)

Nextcloud - Collaboration at its best

Wer kennt nicht Dropbox, die einfache Möglichkeit auch große Dateien untereinander auszutauschen?! Das letzte mal, dass ich Dropbox verwendet habe, liegt jedoch Jahre zurück. Das liegt sicherlich auch daran, dass wir seit längerer Zeit Owncloud bzw. inzwischen dessen Fork Nextcloud im Einsatz haben. In jüngster Zeit ist Nextcloud auch dadurch in den Medien gewesen, da sich die Bundesverwaltung für diese Lösung entschieden hat.

Nextcloud kann weit mehr als nur Dateien austauschen. So lassen sich über Plugins beispielsweise auch E-Mail-Konten, Kalender, Aufgaben und Kontakte verwalten.

Nextcloud

Eines der spannendsten Plugins auf dem Weg in die digitale Welt: Nextcloud Talk - ein Plugin für virtuelle Konferenzräume. Euer Kunde hat keine Zeit, persönlich bei Euch vorbei zu schauen? Schickt ihm doch einfach einen Link und er kann mit praktisch jedem Webbrowser einer Videokonferenz mit Euch beitreten. Ihr wollt gemeinsam über ein Dokument schauen? Dank Screen-Sharing kein Problem. Mit einem Mausklick sieht Euer Kunde Euer Word- oder Excel-Dokument oder was auch immer ihr ihm sonst zeigen wollt.

Wir nutzen Nextcloud aktuell leider noch nicht in dem Ausmaß, das ich mir wünschen würde. Zwar synchronisiere ich dank Desktop-Client wichtige Dateien zwischen Büro, Home-Office und Notebook, ansonsten ist die Nutzung jedoch wohl bestenfalls als sporadisch zu bezeichnen. Schade. Da steckt mehr Potential drin. Dank Integration von Nextcloud in den Web-Client unseres Groupware-Servers Kopano, werden wir jedoch mittelfristig wohl auf Outlook verzichten, verstärkt web-basiert arbeiten und damit Nextcloud auch unternehmensweit einsetzen können.

Praktisch ist übrigens auch die Möglichkeit, Handy-Bilder und -Videos über die Nextcloud-App automatisch hochzuladen. Wenn alles klappt, nutzen wir das ab nächster Woche, um Transportschäden und Ähnliches zu dokumentieren und den Kollegen fast schon "instant" zur Verfügung zu stellen. Damit entfällt dann das lästige Auslesen der Digitalkamera.

Auch privat, kann Nextcloud übrigens eine praktische Lösung sein. Mein Tipp für Euch: NextCloudPi auf einem Raspberry Pi installieren und ausprobieren. Ich habe hierzu das PiDesktop-Gehäuse mit einer internen SSD verwendet. Kosten und Aufwand sind definitiv überschaubar.

Die wichtigsten Funktionen von Nextcloud im Überblick:

  • Einfacher Austausch von Dateien
  • Automatische Synchronisierung zwischen Rechnern
  • Zugriff und Synchronisierung auch über das Handy
  • Durch viele Plugins erweiterbar
  • Videokonferenzen über Nextcloud Talk

LibreOffice Online - Office ist tot. Lang lebe Office!

Als alter Linux-Jünger überlege ich schon seit Jahren, wie ich auf Microsoft-Produkte verzichten kann. Als Unternehmer weiß ich jedoch auch, dass Lizenzkosten oftmals geringer sind als Dienstleistungskosten. Mainstream ist daher oftmals immer noch die günstigste Variante. Und unter uns: Microsoft ist nicht mehr der böse Bube, der er einmal war. Warum also Microsoft Office ersetzen?

Es gibt immer weniger Gründe, die für die Microsoft-Lösung sprechen: Die Kompatibilität von Alternativen wie LibreOffice nimmt zu, Macros sind sowieso böse und selbst Warenwirtschaftssysteme gehen zunehmend dazu über, sich nicht mehr fest an ein Office-Paket zu binden. Alternativen wie Google Docs zeigen, dass es ein Leben ohne MS Office gibt. Und schließlich kann man selbst in der Microsoft-Welt nicht mehr davon ausgehen, ein lokal instaliertes Word oder Excel vorzufinden.

Wer sein Office im Browser nutzen, seine sensiblen Daten jedoch nicht in die Hände eines amerikanischen Konzerns geben möchte, hat inzwischen allerdings eine Alternative: LibreOffice Online (oder kurz LOOL). Auf dem eigenen Server installiert (also quasi in der private cloud) kann es ohne lokale Installation von überall genutzt werden. Die vielleicht einfachste Variante inkl. kommerziellem Support kommt hierbei von Collabora.

Das beste daran? LibreOffice Online lässt sich in zahlreiche andere Systeme integrieren. Beispielsweise in unsere Groupware Kopano (aktuell noch in der Entwicklung) oder eben auch in Nextcloud. Damit kann dann man dann Dateien online bearbeiten - egal, wo man gerade ist. Und das sogar gleichzeitig durch mehrere Benuitzer! In die Groupware-Lösung integriert bedeutet das einen erheblichen Sicherheitsgewinn. Ransomware, die über Office-Dokumente eingeschleust werden soll, hat so kaum noch eine Chance.

Und wo stehen wir hier gerade? Leider noch ziemlich am Anfang. Daher kann ich hier auch keinen Screenshot zeigen - klickt einfach mal den Link oben an. Ziel ist es allerdings, mittelfristig eine Integration in Nextcloud und Kopano zu haben. Damit lösen wir uns zunehmend von der Abhängigkeit eines Desktop-Systems und können auf immer mehr Systeme online zugreifen. Das erleichtert die System-Administration genauso wie den Zugriff von unterwegs.

Übrigens: Selbst die Ribbon-Oberfläche von MS Office (von vielen gehasst, inzwischen von den meisten jedoch geliebt) ist kein Grund mehr für oder gegen LibreOffice: Die Flexibilität ist dank modernisierter Oberfläche bei LibreOffice phänomenal! Mein Favorit: die GroupedBar Compact.

Die wichtigsten Funktionen von LibreOffice Online im Überblick:

  • Zugriff von überall möglich
  • Erhöhung der Sicherheit, da alles in der Browser-Sandbox läuft
  • Gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten
  • Integration in andere Systeme (bspw. Nextcloud oder Kopano Webapp)
  • Vereinfachte Administration (keine lokalen Installationen mehr)

DocFetcher - Suchen war gestern. Finden ist heute.

Das letzte Open Source Programm, das ich Euch vorstelle, ist auch das am längsten bei uns eingesetzte. Und das einzige Non-Web-Programm.

Die Geschichte hierzu ist eine Geschichte des Scheiterns: Digital orientiert, wie wir schon immer waren, haben wir vor etlichen Jahren ein DMS (Dokumenten Management System) eingeführt. Der Plan war genial: Alles wird digitalisiert, die physischen Dokumente abgelegt und beides miteinander im DMS verknüpft. Dazu haben wir das DMS sogar aufwändig angepasst, damit diese Verknüpfung so funktionierte, wie wir uns das vorgestellt haben. Der Plan war genial. Und überambitioniert. Denn: Abgelegt wurde so gut wie gar nichts. Der Grund hierfür ist simpel: Die Ablage war so komplex, dass es keiner tun wollte. Also lebten unsere Netzlaufwerke so chaotisch weiter, wie eh und je. Und die Papierdokumente stapelten sich weiterhin auf den Schreibtischen. Zielerreichung: 0%.

Nach zwei Jahren des Dahindümpelns mit dieser Lösung, haben wir dann einen Schlussstrich gezogen und das DMS wieder außer Betrieb genmommen. Doch wir haben unsere Lektion gelernt: Nicht jede technisch mögliche Lösung, ist eine gute Lösung. Einfach ist manchmal einfach besser.

Also habe wir uns auf ein Ziel konzentriert, das wir ursprünglich mit dem DMS erreichen wollten: Dem einfachen Auffinden von Daten. Hierfür haben wir dann DocFetcher eingeführt - ein kleines Programm, das regelmäßig unsere Laufwerke indiziert und somit durchsuchbar macht. Zielerreichung: 80%. Klasse!

DocFetcher

DocFetcher läuft nun seit einigen Jahren bei uns. Und das mit Erfolg. Dokumente sind einfach aufzufinden, Suchtreffer werden im Text in einer kleinen Vorschau markiert und ein Doppelklick öffnet das Dokument. Ansonsten arbeiten wir einfach mit unseren Netzlaufwerken weiter und versuchen hier Schritt für Schritt eine bessere (weil sinnvollere und logisch aufgebaute) Struktur einzuführen. Auf einem Laufwerk hat das auch schon bestens geklappt - und sich seit Jahren bewährt.

Für Kunden-, Lieferanten oder Beleg-bezogene Dokumente nutzen wir inzwischen die Möglichkeit, diese direkt in unserer ERP-Software abzulegen. Und die Papierdokumente ... nunja - man muss ja auch noch Ziele haben. Aktuell erfolgt die Ablage hier noch "klassisch". Eine Digitalisierung ist jedoch in Planung. Und auch hier versuchen wir einen sehr pragmatischen Ansatz. Bei Erfolg gibt es vielleicht einen eigenen Artikel dazu.

Tipp: DocFetcher lässt sich auch zentral auf einem Server installieren und die Indexerstellung bspw. per Aufgabenplanung oder Cron periodisch starten. Auf den erstellten Index kann dann von den einzelnen Clients zugegriffen werden. Berechtigungen für einzelne Indizes können dabei auf Dateisystem-Ebene verwaltet werden, so dass bspw. nur die Geschäftsleitung darauf Zugriff hat (wichtig, da ansonsten jeder über den Index auch Dokumenten-Inhalte sehen könnte!).

Die wichtigsten Funktionen von DocFetcher im Überblick:

  • Volltextindizierung (d.h. Dokumente können auch nach ihrem Inhalt durchsucht werden)
  • Aufrufbar über Tastenkomnbination
  • Suche nach bestimmten Dateitypen
  • Suche in bestimmten Laufwerken bzw. Ordnern
  • Dokumentenvorschau mit Hervorhebung der Suchtreffer

Ein paar Worte zum Schluss

Open Source Software kann man kostenlos herunterladen und betreiben. Doch die Entwickler müssen auch von etwas leben. Hinter Wekan steht bspw. - anders als bei Nextcloud - kein Unternehmen. Wenn ihr ein solches Projekt nutzt, wäre es daher schön, wenn ihr den bzw. die Entwickler auch unterstützt.

Schon kleine Beträge helfen. Manche Projekte sind bspw. bei Plattformen wie Bountysource gelistet. So kann man seine Unterstützung sogar mit einem Feature-Request verbinden.

Und auch Bug-Reports, Testberichte und - wer kann - Code Contributions sind eine wichtige Unterstützung der Open Source Community.

Und damit fasse ich mich jetzt an der eigenen Nase und schaue, wie ich die Projekt unterstützen kann.


Bildnachweis:

https://www.pexels.com/de/foto/action-aktion-alte-mode-analog-1043512/
Screenshots: © 2018 Christian Geiger

Christian Geiger

Als Digital Native lebe ich in einer Welt, als Unternehmer in der 4. Generation in einer ganz anderen. Doch es gibt nur eine Zukunft. Meine Aufgabe: Der Brückenschlag.